La connaissance est l’un des piliers invisibles d’une entreprise. Elle circule dans les échanges informels, se formalise dans les documents, s’incarne dans les expertises métiers. Pourtant, sans méthode ni cadre, ce savoir risque de s’éparpiller ou de disparaître avec les départs, les changements d’équipe ou l’évolution des outils.

C’est pour cela que la gestion de la connaissance en entreprise existe. Elle ne se limite pas à l’archivage ou à la documentation. Elle vise à structurer les savoirs, à les rendre accessibles, et à les faire vivre dans le quotidien professionnel.

À l’heure du travail hybride, de la montée en puissance de l’IA et de la complexité croissante des environnements industriels, cette gestion prend une dimension nouvelle. Elle devient stratégique. Elle permet de renforcer l’agilité des équipes, de fiabiliser les processus et d’accélérer l’innovation.

‍

Qu'est-ce que la gestion des connaissances en entreprise ?

Pour bien gérer ce que l’on sait, encore faut-il savoir ce qu’est la connaissance. Comment elle se manifeste en entreprise et pourquoi elle mérite une attention particulière. La gestion des connaissances repose sur des bases claires, mais souvent sous-estimées. Voici les notions principales à connaître pour bien en comprendre le fonctionnement.

‍

Définition claire de la gestion des connaissances

La gestion des connaissances, aussi appelée knowledge management, désigne l’ensemble des pratiques qui visent à identifier, structurer, partager et valoriser les savoirs utiles à une organisation. Elle s’applique aux données techniques, aux expériences de terrain, aux savoir-faire métiers. Mais aussi à tout ce qui permet à une entreprise de fonctionner, de progresser et de s’adapter.

Il ne s’agit pas seulement de créer des dossiers partagés ou des manuels internes. La gestion des connaissances a pour objectif de mettre le bon savoir à disposition des bonnes personnes, au bon moment. Elle concerne tous les niveaux de l’entreprise, de la direction aux équipes opérationnelles.

‍

Qu'est-ce qu'un modèle de gestion des connaissances ?

Interlude histoire. Plusieurs modèles ont structuré la réflexion autour de la gestion des savoirs. L’un des plus connus est le modèle SECI, développé par Nonaka et Takeuchi. Il identifie quatre dynamiques principales :

• La socialisation, qui permet le partage de connaissances tacites entre individus
  
• L’externalisation, qui transforme ces savoirs en contenus formalisés
  
• La combinaison, qui assemble les connaissances explicites déjà disponibles
  
• L’internalisation, qui réintègre ces contenus dans la pratique quotidienne
  
  

Ce cycle montre bien que la gestion des connaissances n’est pas figée. C’est un processus continu, où le savoir se construit, s’échange, s’enrichit. Il ne suffit pas de stocker de l’information. Il faut aussi créer les conditions de sa diffusion et de son appropriation.

‍

Lien entre culture du partage, digitalisation et organisation apprenante

Aucune gestion des connaissances ne fonctionne sans une culture du partage. Cela implique de faire confiance, d’encourager la transmission et de valoriser les contributions individuelles. Sans cet état d’esprit, même les meilleurs outils restent inefficaces.

La digitalisation vient soutenir cette culture. Elle offre des espaces pour collaborer, des plateformes pour documenter, des moteurs pour retrouver l’information. Mais elle ne remplace pas l’humain. Elle l’accompagne, elle structure les flux, elle facilite l’accès aux savoirs.

Une entreprise qui gère bien ses connaissances est souvent une organisation apprenante. Elle tire parti de l’expérience, apprend de ses erreurs, ajuste ses pratiques. Elle gagne en agilité et en résilience, tout en renforçant ses compétences internes.

‍

Les enjeux spécifiques pour l’industrie

Dans le secteur industriel, la gestion des connaissances prend une dimension encore plus critique. Les savoirs sont souvent techniques, pointus, difficiles à formaliser. Ils se construisent au fil des années, au contact des machines, des process, des contraintes terrain.

La perte d’un expert ou le départ d’un technicien expérimenté peut fragiliser toute une chaîne de production. Les exigences normatives, la traçabilité, les audits rendent la documentation encore plus essentielle. Et l’arrivée de nouvelles technologies impose une mise à jour permanente des compétences.

Dans ce contexte, la gestion des connaissances devient un levier de performance et de sécurité. Elle garantit la continuité, elle soutient l’innovation, et elle permet de capitaliser sur l’expérience collective, sans tout recommencer à chaque évolution.

‍

‍

Quels sont les 4 types de connaissances à gérer en entreprise ?

La connaissance ne prend pas une seule forme. Dans une entreprise, elle peut être écrite, transmise à l’oral, vécue sur le terrain ou partagée au détour d’un échange informel. Pour mettre en place une gestion efficace, il est donc fondamental de comprendre les différents types de savoirs qui coexistent. Chacun a ses spécificités, ses enjeux et ses méthodes de valorisation.

‍

Distinction entre connaissances explicites et tacites

La première grande distinction se fait entre les connaissances explicites et les connaissances tacites.

Les connaissances explicites sont formalisées. Ce sont des contenus que l’on peut lire, consulter, transmettre facilement. Par exemple, un manuel, une procédure, une fiche produit ou une base de données. Elles sont accessibles, documentées, structurées.

À l’inverse, les connaissances tacites sont liées à l’expérience. Elles sont souvent intuitives, non écrites, difficiles à formaliser. Il peut s’agir d’un savoir-faire acquis avec le temps, d’un réflexe face à une situation complexe ou d’un tour de main dans un geste métier. Ces savoirs sont précieux, mais risquent de se perdre s’ils ne sont pas identifiés et transmis.

L’enjeu de la gestion de la connaissance est de faire émerger ces savoirs tacites, pour qu’ils puissent nourrir l’intelligence collective. Même s’ils ne sont pas immédiatement "documentables".

‍

Les savoirs individuels vs collectifs

Autre distinction importante, les savoirs individuels et les savoirs collectifs.

Un savoir individuel est porté par une personne. Il repose sur ses compétences, son expérience, ses apprentissages. Il est souvent subjectif, façonné par un parcours unique.

Le savoir collectif, lui, se construit dans l’interaction. Il naît d’une équipe, d’un service, d’un réseau. Il s’ancre dans les habitudes de travail, les processus communs, les projets partagés.

Pour être performante, une entreprise doit être capable de passer du savoir individuel au savoir partagé, sans appauvrir l’information.

‍

Gestion des données informelles en entreprise

Il est tentant de croire que tout peut être écrit et stocké. En réalité, une grande partie des savoirs utiles circulent de façon informelle. Une discussion entre collègues, une astuce donnée à la volée, une anecdote partagée en réunion.

Les données formelles (rapports, procédures, guides) ont toute leur importance, car elles sont faciles à retrouver et à standardiser. Mais elles ne suffisent pas. Les informations informelles, bien que plus volatiles, sont souvent riches de sens et ancrées dans la réalité du terrain.

Le rôle de la gestion de la connaissance en entreprise est de créer des ponts entre ces deux mondes. Il ne s’agit pas de tout écrire, mais de capter l’essentiel, de garder une trace quand cela a du sens. Et de mettre en place des pratiques qui encouragent le partage, même en dehors des cadres officiels.

‍

‍

Pourquoi la gestion des connaissances est-elle importante pour une entreprise ?

Dans un environnement instable, où les compétences évoluent vite et où l’information circule de manière diffuse, la performance d’une entreprise dépend de sa capacité à bien gérer ce qu’elle sait déjà. Cela va bien au-delà de la documentation technique ou de quelques dossiers partagés. Il s’agit de protéger un capital souvent invisible, mais décisif, la connaissance.

‍

Les risques liés à la non-gestion du savoir

Sans stratégie claire de gestion des connaissances, les entreprises s’exposent à de nombreuses fragilités.
La plus évidente est la perte d’information. Lorsqu’un collaborateur quitte son poste sans avoir transmis ses savoirs, ce sont parfois des années d’expérience qui s’envolent. Ce manque de continuité peut entraîner des erreurs, des retards ou une perte de qualité dans les livrables.

Autre risque fréquent, la redondance des efforts. En l’absence de système centralisé, les équipes réinventent la roue et reproduisent les mêmes analyses. Ils peuvent aussi répondre plusieurs fois aux mêmes questions. Cela réduit l’efficacité, fatigue les équipes et freine l’avancée des projets.

Enfin, il y a la dépendance à certaines personnes clés. Si l’expertise n’est portée que par quelques profils, l’organisation devient vulnérable. La gestion des connaissances permet de limiter ces dépendances, en diffusant le savoir et en facilitant la montée en compétence des autres.

‍

Accélérer l’onboarding, favoriser l’apprentissage continu

L’arrivée de nouveaux talents est toujours un défi. Il faut leur transmettre rapidement les informations essentielles, sans les surcharger. Une entreprise qui gère bien ses connaissances dispose de contenus clairs, accessibles et à jour, ce qui rend l’intégration plus fluide.

Au-delà de l’onboarding, la gestion des connaissances soutient l’apprentissage en continu. Elle permet aux collaborateurs de rester autonomes, de progresser à leur rythme, et de se former à partir des cas concrets issus de l’expérience de l’entreprise. Cela renforce les compétences et la motivation sur le long terme.

‍

Préserver les savoirs critiques dans l’industrie

Dans les environnements industriels, la connaissance est souvent spécifique, technique et difficile à capter. Il peut s’agir d’un protocole de fabrication, d’un réglage précis, d’un retour d’expérience sur une panne ou d’un savoir-faire transmis à l’oral.

Ces savoirs sont précieux. Pourtant, ils sont souvent peu documentés, mal partagés, voire oubliés lorsque l’expert s’en va. La gestion des connaissances permet de préserver ce capital et en formalisant les bonnes pratiques. Mais aussi en encourageant le partage et en créant une mémoire vivante de l’entreprise.

Cette approche sécurise les opérations et renforce la capacité à former de nouveaux profils, même sur des postes très techniques.

‍

Favoriser l’innovation, la transversalité et la capitalisation

La connaissance ne sert pas seulement à reproduire ce qui fonctionne. Elle peut aussi nourrir la créativité, la remise en question, l’amélioration continue. Lorsqu’elle circule entre les équipes, les services ou les sites, elle alimente la transversalité. Elle ouvre des perspectives nouvelles.

Une entreprise qui valorise ses retours d’expérience, qui apprend de ses erreurs et qui relie ses expertises, est mieux armée pour innover à partir de ce qu’elle sait déjà. C’est ce qui fait la différence entre une organisation qui s’adapte et une autre qui stagne.

La gestion des connaissances est donc aussi un outil de transformation. Elle aide à capitaliser sur le vécu, à structurer les apprentissages et à faire évoluer les pratiques en continu.

‍

‍

Comment optimiser la gestion de la connaissance avec l’IA et l’automatisation ?

Mettre en place une gestion efficace des connaissances demande du temps, des ressources et une vraie volonté collective. Pourtant, dans beaucoup d’entreprises, cette démarche reste difficile à engager. L’intelligence artificielle et l’automatisation viennent justement lever plusieurs freins, en apportant des solutions concrètes, efficaces et durables.

‍

Quelles sont les difficultés rencontrées par la gestion des connaissances ?

Même dans les organisations les plus motivées, la gestion du savoir se heurte souvent à des blocages bien connus. Le manque de temps est l’un des plus fréquents. Les équipes sont concentrées sur leurs objectifs quotidiens et documenter ce qu’elles font passe souvent au second plan.

Il y a aussi la charge mentale liée à la multiplication des outils. Chacun stocke ses documents dans un espace différent, les informations sont éparpillées, et il devient difficile de savoir où chercher.

Autre difficulté, le manque de clarté sur qui doit faire quoi. Faut-il que chaque collaborateur documente ? Que les managers centralisent ? Que les RH coordonnent ? Sans processus clair, l’initiative s’essouffle rapidement.

Ces freins ne sont pas une fatalité. Les technologies d’IA et d’automatisation permettent aujourd’hui de réduire la charge humaine, tout en assurant une gestion structurée, vivante et évolutive des connaissances.

‍

L’IA au service de la structuration, de la recherche et de la diffusion des savoirs

L’intelligence artificielle ne remplace pas l’humain. Elle l’accompagne. Dans le cadre du knowledge management, elle agit comme un facilitateur invisible.

L’IA est capable de classer automatiquement les contenus selon leur thématique, leur usage ou leur pertinence. Elle peut analyser les documents existants, repérer les redondances, combler les manques, ou encore proposer des regroupements logiques.

Elle améliore aussi l’accès à l’information. Grâce à des moteurs de recherche intelligents, les collaborateurs retrouvent plus facilement ce dont ils ont besoin. L’IA peut même suggérer des contenus en fonction d’un profil, d’un poste ou d’un contexte de projet.

Enfin, elle favorise la diffusion active des savoirs. Elle détecte par exemple les contenus les plus consultés, ceux qui ne sont plus à jour, ou les documents oubliés, pour relancer leur valorisation.

‍

Automatisation des tâches importantes grâce à l’IA

L’automatisation complète l’action de l’IA en prenant en charge les tâches chronophages et répétitives. Elle permet de faire vivre la base de connaissances sans dépendre uniquement de l’effort humain.

La collecte de contenu peut être déclenchée à partir d’un e-mail, d’un document partagé ou d’un outil métier. L’organisation se fait selon des règles prédéfinies, mais adaptables. Les mises à jour peuvent être programmées ou suggérées automatiquement lorsque certaines données deviennent obsolètes.

Des recommandations peuvent aussi être envoyées aux utilisateurs. Documents utiles à relire, fiches à compléter, retours d’expérience à partager. Ces alertes permettent de maintenir une base vivante, alignée avec les usages réels de l’entreprise.

Grâce à ces automatismes, le savoir ne dort pas dans un coin de serveur. Il circule, il évolue, et il devient une ressource active du quotidien.

‍

Exemple de Shiroo : une plateforme intelligente pour connecter les expertises, gagner du temps et fiabiliser l’accès à l’information

C’est pour cela que Shiroo a été créée. La solution propose une approche nouvelle de la gestion des connaissances, fondée sur l’intelligence artificielle, l’automatisation et la simplicité d’usage.

Shiroo permet de centraliser les contenus clés d’une organisation, quel que soit leur format ou leur origine. La plateforme trie, relie et structure les documents pour en faciliter l’accès. Elle propose aussi des moteurs de recherche puissants, capables de comprendre l’intention de l’utilisateur et de lui fournir les réponses les plus pertinentes.

Les équipes gagnent du temps, car elles n’ont plus à chercher l’information. Elles peuvent aussi documenter leur savoir sans effort, puisque Shiroo automatise la capture et l’organisation des contenus.

Finalement, les connaissances deviennent accessibles, fiables, et réellement utiles. Shiroo ne remplace pas la gestion humaine. Elle l’amplifie, en éliminant les frictions et en valorisant chaque expertise au bon endroit, au bon moment. Si vous êtes convaincu ou que vous souhaitez un peu plus de renseignement avant de nous lancer, contactez-nous pour échanger !

‍

‍

Gestion de la connaissance en entreprise, un moteur de performance durable

Chaque entreprise possède un savoir unique. Il se construit au fil des projets, des échanges, des réussites et des difficultés. Pourtant, ce savoir reste souvent mal exploité, dispersé ou difficile à transmettre. La gestion de la connaissance en entreprise permet justement de le valoriser, de le partager et de le rendre utile à tous les niveaux de l’organisation.

Face à la complexité croissante des environnements de travail, à l’évolution rapide des compétences et aux défis de la transmission. Cette démarche devient un véritable levier de performance. Elle soutient l’apprentissage, facilite l’innovation et renforce la transmission des savoirs, en particulier dans l’industrie.

L’intelligence artificielle et l’automatisation offrent aujourd’hui des solutions concrètes pour simplifier cette gestion, sans alourdir les processus. Des outils comme Shiroo montrent qu’il est possible de connecter les expertises, d’organiser les connaissances de manière intelligente et de fluidifier leur accès au quotidien.

‍

‍